総務の舞台裏

こんにちは！古川ゼミ１期生の三木です！

今回は私が所属する役職である、総務の仕事の舞台裏をお見せしたいと思います！

これを読めば、総務がどのような役職でどういう活動をしているのかが丸分かりです！特に２期生の方は、是非古川ゼミの役職決めに活用していただけたら嬉しいです！

総務ってどんな役職？

古川ゼミにおける総務の定義は、「ゼミ生の活動を円滑化するために学内・学外活動を『企画』するチーム」となっています。

言い換えると、基本的には教務が毎週のゼミ活動を企画してくれる役職なのに対して、総務はその他の特別なイベントを企画する役職です！

これらに加えて他ゼミや他校との交流やグッズ作成も私たち総務の仕事です！

イベントの企画ってどうやるの？

総務がどんな役職か分かったら、次は上記の仕事にどうやって取り組むのかを紹介します！

①仕事の割り振り

１期生では去年までは各イベントに対し、担当者を二人決めて分担してやっていました。しかし、そうすると時期によっては全く仕事がないメンバーと膨大な仕事に追われるメンバーが出てくると気づき、今年から割り振りの仕方を変更しました。

現在は、各イベントに対して担当者ではなく、責任者を決めることにしました！そのため基本的には各イベントに総務全員で分担して取り組み、最終的なアポ取りや書類の提出を責任者が担当するという形でやっています！

この形式だと全員が現在取り組んでいるイベントの内容や現状を把握できるので、最大メンバーで仕事をこなすことができます！

実際、総務は現在フィールドスタディ、夏合宿、工場見学、他ゼミとの懇親会と複数のイベントを同時進行でこなしているので、メンバー全員が各イベントの状況を把握して効率的に取り組むことができています！

②日程や場所などの決定

古川ゼミでは、基本的にイベントの企画はゼミ生が一から考えます！

まずは日程と場所を早めに決定し、ゼミ生や古川先生に共有して日程を確実に確保してもらいます！

場所はイベントの内容を考慮しながら理想的な会場や宿泊施設を探し、予約します。工場見学の場合は見学する工場を決めてアポイントを取ります！

ちなみに、合宿は明治大学のセミナーハウスを利用すると申し込みがOh!-Meiji上で完結するのに加え、他の宿泊施設に比べてコストが大幅に削減できるのでお勧めですよ！下の写真は山中セミナーハウスでの写真です！右の写真の奥には卓球台もあります！

③移動手段の確保

次に、日時と場所が確定したので現地への移動手段を決めます！（３日目の観光次第で復路の時間が左右される合宿は基本的に④の後）

納会などの懇親会は交通手段の予約はしませんが、現地へのアクセス方法を参加者に共有します。遠出の場合は移動手段を確保する必要があるので、合宿ならバス、フィールドスタディなら飛行機、工場見学なら現地集合かバスかを決め、予約します。

④具体的な内容の決定

イベントの骨組みが決まれば、今度は先生から与えられた条件をもとに中身を決めていきます。

納会であればタイムテーブル、合宿なら活動や観光の時間割、フィールドスタディであれば企業の訪問先や観光先を決定します。こうして各イベントの行程を作成して、ゼミ生や先生に共有します。

下は私と同じ１期生総務の向井が作成した、納会のプログラムです！なんという完成度！！！

⑤集金

さて、イベントは完成しましたが、このままでは交通費や宿泊費が払えません！なので、最後にイベントで発生する費用を集計して一人当たりの集金額を決め、集金します！（100万単位の支払いになるフィールドスタディはゼミ生のクレカでは立て替えられないので早めに集金する）

会計も私たち総務の仕事なので、イベントの費用が決まればゼミ生と先生から集金して、交通費や宿泊費を支払わなくてはいけません！集金先は、古川ゼミの銀行口座です。これも同じく向井が開設してくれました！

⑥当日の進行

⑤までで、イベントの企画は完了しました！しかし、これはあくまで”予定”であり、最高のイベントにするためには当日の進行にかかっています！僕の場合は春合宿を担当したのですが、緊張と不安で前日から気が気でなかったです．．．

また、当日の進行が予定通りに進むことはほとんどないです。春合宿では出発日の朝に電車が遅延し、多くのゼミ生が集合時間に間に合いませんでした。また、最終日も観光先からセミナーハウスに戻る路線バスが遅延していました。いずれのピンチも、僕は予約した高速バスに間に合わないのではないかとハラハラドキドキでした．．．しかしいづれのハプニングも、予め乗車時間に余裕を持ったスケジューリングにしておいたおかげで、無事に予約したバスに乗ることができました！また、活動の内容も、ゼミ生の反応や状況次第でいくつか変更したり、延長・短縮したりすることも。

イベントを成功させるうえで大切なのは、不測の事態に備える用意周到さと、状況次第で予定を変更できる臨機応変さかなと思います。イベント当日は担当者で集合時間前に集まって流れを確認したり、合宿の場合は毎晩軽く翌日の打ち合わせをしたりするといいでしょう。

⑦実施後アンケートと会計報告の作成

イベントが終わっても、まだ最後の仕事が残っています！それはイベント実施後アンケートと会計報告書です！

実施後アンケートを収集することで、次のイベントに今回の反省点を活かせます！より良いイベントを企画するために、ここでしっかりとアンケートを作成し、得られたデータを分析しましょう！

下の写真は春合宿時の実施後アンケートです！

また、ゼミ生から集金している以上、そのお金をどのように使ったのかを明確に公開する義務があります。これは古川ゼミだけでなく、社会人としてのマナーでもあります。領収書は必ず請求し、厳重に管理しておきましょう！

最後に

その他の仕事

これで総務がどんな役職か、普段どのような仕事をしているかが更に分かりやすくなったのではないでしょうか！？今回紹介したのは毎年行われる行事でしたが、それ以外の企画を請け負うことも多々あります！

例えば、去年はゼミのロゴ入りピンバッジの作成・発注もしました！先日面接を受けた２期生応募者の中には、私たち面接官がピンバッジをつけていたのに気が付いた人もいるのではないでしょうか？

インスタグラムやHPに使われている古川ゼミのロゴは、去年広報局が海外のデザイナーさんに依頼して作ってくれました！それをピンバッジにしたいという声から、我らが総務長の椎名が中心となってピンバッジのデザインを決め、発注しました！届いたピンバッジは、春合宿の時にみんなに配りました！

総務のやりがい

正直言うと、総務の仕事は楽しいだけではありません。仕事に追われて精神的に追い込まれたり、企画の段階で何度も失敗したり、ピンチになったり．．．最初から最後まで企画が全部うまくいくなんてことはまずありません。私自身、春合宿の企画時は一時期全部投げ出したいと思ったことだってあります。

しかし、そんな時こそGRITが問われるのです！どんなに困難な状況でも、与えられたタスクを最後まで責任をもってやり抜く、これは総務に限った話ではなく、古川ゼミの活動全てに共通することでもあります！

イベント当日も、担当者は進行を気にしないといけないので100％楽しむことはできません。しかし、こうして迷い、躓きながらもやり抜けば、今までの疲労やストレスをすべて吹き飛ばし、報われる瞬間が訪れます。イベントの最後にみんなから「楽しかった」「ありがとう」という声が聞けると、心の底からやっててよかったと思えます！やっぱり自分の企画したイベントでみんなが笑顔になり、喜んでくれるのが最高のリターンですし、総務としての一番のやりがいなんじゃないかと思います！

今回のブログを見て、少しでも総務に興味を持ってくれた２期生がいたらうれしいです！また、２期生以外の方々も、今後企画をする際に今回紹介した総務の仕事内容を参考にしてみてはいかがでしょうか！？

これからも私たち総務は、よりよい体験を古川ゼミに提供できるよう、日々精進してまいります！

最後までご覧いただきありがとうございました！